2020年仕事効率を上げるコツは、手帳の活用方法にあり

給与・ボーナス

手帳は予定を書きこむだけのものではありません。手帳を上手く活用することで、仕事効率をアップさせることもできるのです。
今回は2020年取り入れてもらいたい、仕事効率を上げる手帳活用術を5つご紹介していきます。
すぐに実践できる簡単なコツばかり集めたので、ぜひ参考にしてくださいね。

活用術その1:使いにくい手帳は買い替える

手帳には月間、週間、日間などさまざまなタイプのものがあります。また週間タイプでもバーチカルのものや、右ページにフリースペースがあるものなど、種類は多種多様です。
そのため仕事内容によっては、使い勝手が良くない手帳の種類もあります。

「新しい手帳を買ったけど、使い勝手がいまいちだった…」そんなときは使い続けるよりも、潔く新しい手帳に買い替えた方が効率的です。
いくつかのタイプの手帳を使ってみて、自分に合うタイプの手帳を見つけると、仕事効率アップに繋がります。

活用術その2:印付けで仕事時間を見える化

節約をするときには、まず家計簿をつけて支出を把握することが大切です。同じように仕事効率を良くするには、まずはひとつの仕事にかかる時間を把握する必要があります。所用時間把握のためには、案件の仕事始めと終わりが分かりやすいよう、手帳に印を書き込むのがおすすめです。

短時間のものであれば、1日のページに開始時間と終了時間の箇所に印を付けます。
数日かかるものであれば、始めた日と終わった日に丸印やシールなどでマークを付けましょう。

仕事時間を見える化することで、効率の悪い箇所の把握が簡単になり、改善に繋げられます。

活用術その3:TO・DOリストを作成

1日・1週間・1ヶ月など、各期間でこなさなければならない案件は、TO・DOリストに記載しておくと安心です。
仕事が入った時点でリストに追記しておけば、仕事忘れを防ぐこともできます。
どの期間内でTO・DOリストを作成するかは、あなたの仕事内容によって決めるようにしましょう。

TO・DOリストの良いところは、仕事忘れ防止だけではありません。
終わった仕事にチェックを入れることで、達成感を得られるのです。自分が行っている仕事量を可視化するのにもおすすめです。

さらに色付けなどで、案件の優先度を分かりやすくしてみましょう。
「赤は優先度1、黄は優先度2、青は時間があれば」といったように分けることで、重要な仕事から効率良く手をつけることができます。

活用術その4:略語で記入時間を短縮

手帳をいかに早く記載するかも、仕事効率を上げるポイントです。
そこで略語で記載するようにしてみてください。

例えば、「MTG:ミーティング」「AP:アポイント」などです。
他にもよく使う言葉で長い言葉があれば、オリジナルの略語を付けてみると良いでしょう。

人名も略語にしておくのがおすすめです。
これは画数の多い文字を省略できる効率化もありますが、他の人に手帳を見られた際に情報が漏れにくいというメリットがあります。アルファベットでも頭文字のひらがなでも、自分が分かれば何でも構いません。

活用術その5:アプリでスケジュールを共有

家族やチーム内などで予定を確認するために、口頭やメールで連絡を取るのは、意外に時間と労力のロスです。
そこで活用したいのが、複数人で予定を共有できるアプリ。
各自がアプリ内に予定を入力すれば、わざわざ連絡しなくても他の人にも予定を知らせることができます。

「予定が入ったらすぐにカレンダーに入力する」を習慣にしておけば、スケジュールが被ってしまう可能性も減らせます。
また他の人の予定を確認してから返事をする、という手間も減らせるので、仕事効率を上げることにも繋がるのです。

まとめ

紹介した手帳活用術はどれも難しいものではありません。
手帳を用意する・アプリをダウンロードすること以外は、すぐにでも手元にある手帳とペンで取り入れることができます。
2020年は手帳の使い方を工夫して、仕事効率アップに挑戦してみてください。仕事効率を上げて、ON・OFFともに充実した1年にしていきましょう。

大田幸奈

営業職としてたくさんの人々と接してきた経験から、より多くの人へと情報発信できるライターの仕事に興味を持ち、その世界に飛び込みました。 金融・旅行・美容など幅...

プロフィール

ABOUT

マネリーは「マネー・投資に興味ある女の子のための情報メディア」をコンセプトに「働く女性に、未来への投資を提案・サポートする」というミッションのもと、貯金、投資、セミナーなどオトナ女子になるため情報メディアです。

最新記事