急増するビデオ会議!上手くこなすための注意点や印象アップ術を伝授

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昨今の情勢に伴い、さまざまな業種でテレワークが導入されるようになりました。そのテレワーク導入により、必然的に急増したのがビデオ会議です。中には、不慣れなビデオ会議に対して、不安を抱いている人も多いのではないでしょうか?そこで今回は、ビデオ会議を上手くこなすための注意点や印象アップ術をご紹介します。

ひと手間で印象アップ!端末のカメラを目線の高さに

ビデオ会議に参加する際は、モニターに自分の顔全体が映るようカメラの位置を調節します。しかし、自分が使用する端末が小型のノートパソコンやタブレット、スマホの場合には注意が必要です。なぜなら、端末のカメラの位置が自分の目線よりも下になってしまう場合があるから。

実は、自分の目線よりもカメラが低い位置にあると、他のメンバーには上から見下ろされているように見えてしまうのです。さらにモニターを前傾姿勢で見るため、顔に照明が当たりづらく顔が暗く映ってしまうこともあります。すると、無意識のうちに威圧感や嫌悪感を与えてしまいかねません。

そのため、自分の姿が真正面に映るようスタンドや台座などを利用し、端末のカメラが自分の目線の高さになるよう調節しましょう。また発言するときも、なるべくカメラ目線を意識することで、印象がよくなりますよ。

不快感を与えないために!発言時以外はマイクをオフ

最近の端末のマイクは大変性能が高く、小さい音でも拾います。例えば、メモを取る音や資料のページをめくる音、キーボードを叩く音など、対面の会議ではあまり気にならない些細な音も、ビデオ会議では雑音となってしまいかねないのです。

特にイヤフォンやヘッドフォンを使ってビデオ会議に参加している人の耳には、小さな音も大きく鮮明に聞こえます。そのため、発言時以外はマイクをオフ(ミュート)にしておきましょう。

また発言時であっても、くしゃみや咳払いをしたくなったときなどには、一時的にマイクをオフにするのがビデオ会議上手の技。いつでもすぐマイクオフにできるよう、発言時にはマイクボタンの上にマウスを置いておくのがおすすめです。

グンと伝わりやすくなる!話すスピードは普段の8割

ビデオ会議のネックは、各メンバーの通信環境によって伝わりやすさに違いが生まれてしまうこと。通信環境が悪い場合には、途中で音声が途切れてしまったり、画像が固まってしまったりすることもあります。そのため、対面の会議と同じ調子で話すと、話が飛び飛びにしか伝わっていなかったり、「〇〇のくだりから、もう一度お願いします。」とリクエストされたりということもあるでしょう。

ビデオ会議で、できる限り他のメンバーに内容を伝わりやすくするためには、普段の会話の8割のスピードで話すのがポイント。ゆっくり話すことで聞き取りやすくなるだけでなく、音声が途切れてしまったときにも、どこまで伝わっていたのかを確認しやすくなります。

話し手の不安解消!ジェスチャーで大きめリアクション

ビデオ会議で発言しているとき、自分の話がきちんと伝わっているのか、上手く聞こえているのかと、不安になることはありませんか?不安を感じる原因は、相手の反応が見えにくく、一方的に話している感覚に陥ってしまうから。特に、他のメンバーがマイクオフにしていると相づちも聞こえないため、より孤独感に襲われてしまいます。

この話し手の不安を解消するために聞き手ができることは、普段よりも大きなジェスチャーでリアクションをすること。

・相づち代わりに、うんうんと大きく頷く
・意見への賛否を、〇×のジェスチャーや音なしの拍手などで伝える
・関心を示したいときは、身を乗り出してカメラに近づく
・納得したら、モニターに微笑みかける など

上記のようなジェスチャーやリアクションができれば、話し手からの印象がよくなるはずです。会議中は、話し手のモニターに集中してしまいがちですが、自分のリアクションやジェスチャーがどう映っているのかもチェックしてみてください。
参考:NTTコミュニケーションズ 気配り上手なビデオ会議の進め方

まとめ

ビデオ会議を上手くこなすポイントは、画面の向こうにいる相手に自分の姿がどう映っているか、自分の声がどう伝わっているのかをしっかりとイメージすること。相手の立場に立てば、きっとビデオ会議の印象をグンとアップさせることができますよ。特に、ジェスチャーだけで意志を伝えたり、相づちを打ったりするビデオ会議ならではの技を磨くとよいでしょう。

上田テントウ

製薬会社営業からライターへ転職。 性格は亥年生まれのせい?か、何事においてもひたすら前に突き進む猪突猛進タイプ。 鮮度の高い情報をロジカルかつ丁寧にお伝えで...

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