仕事効率を劇的に上げる方法 小さな工夫でデキる女に

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「仕事の効率を上げる」と聞くと、とても難しい気がしますよね。しかし少しの工夫を凝らすだけでも、仕事の効率はぐんと上がります。その方法は、今すぐ実行できるものから、日々コツコツ行えるものまでとさまざま。「どうしたら仕事の効率が上がるのだろうか」「もっとテキパキと仕事がしたい」と悩んでいる方におすすめしたい方法をまとめているので、ぜひ参考にしてください。

仕事の目標を設定する

仕事の効率を上げるために、まずは目標を設定しましょう。明確な目標があるかないかでは、やる気の現れ方が異なります。目標があれば、それにむかって効率的に仕事が進められます。

目標は短期的・長期的のように、期間を定めて設定しましょう。一日や一週間、半年など、目標を設定して達成することで、モチベーション維持にもつながります。

参考URL:https://product-senses.mazrica.com/senseslab/tips/work-efficiency#i-5

優先順位を設定する

目の前の業務に追われているうちに、大事な仕事が後回しになってしまった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。そうなると、結果的に残業になってしまう恐れもあります。
そうならないように、まずは以下のように、仕事に優先順位をつけましょう。

1.重要で早急に処理しなければいけないもの
2.重要ではないが早急に処理しなければいけないもの
3.重要であるが急がなくて良いもの
4.重要でもなく急がなくても良いもの

の4つに仕事を分け、1や3から処理しましょう。
3のように、急ぎではないが重要度が高いものを自分でこなすことで、緊急度が高まる前に片付けることが可能です。サポートしてくれる人がいる場合は、重要度が低い2や4をまかせる手段もあります。

緊急度ばかりにとらわれず、重要度の高さにも着目して仕事をこなしていきましょう。

参考URL:https://boxil.jp/mag/a2849/#2849-1

作業にかかる時間を書き出す

仕事を分ける際、おおざっぱに行うと、作業にかかる時間が把握しづらいです。おおよその時間しか把握していないと、思ったより時間がかかってしまう場合もあります。

そのため、時間がかかりそうな仕事はある程度細分化し、作業ペースを把握しましょう。そうすれば仕事効率化のために、何をすれば良いかが見えてきます。

参考URL:https://teamhackers.io/work-efficiency-rises-three-times/

時間を区切る

毎日しなければならない作業は、時間を区切って行いましょう。時間を決めておくことで集中して作業に取り組めますよ。例えば「メールチェックは決まった時間に行う」と決めることで、他の作業中にメール作業に追われることがなくなります。

参考URL:https://product-senses.mazrica.com/senseslab/tips/work-efficiency#i-8

自動化できるツールやシステムは積極的に取り入れる

作業を自動化できるツールやシステム、アプリなどが多く開発されているので、もしも自動化できるものがあれば、積極的に取り入れるのも方法です。手間も時間も短縮でき、仕事の効率を劇的に上げられますよ。

例えば、ショートカットキーを使うだけでも時間の節約になります。「Control + C(コピー)」と「Control + V(貼り付け)」の2つを覚えるだけでも、クリックの手間を省け、1秒の短縮になるでしょう。
また、インターネット上には自動化に関する知識がたくさんあるので、一度検索してみてはいかがでしょうか。

参考URL:https://teamhackers.io/work-efficiency-rises-three-times/

整理整頓をする

デスク周りが散らかっていると、必要なものを探すのに時間がかかります。整理整頓を心掛けることで、仕事の効率を上げることにつながりますよ。

またデスクだけでなく、パソコンの中も整理しておきましょう。どこに何のファイルやフォルダがあるか分からないと、作業に時間がかかってしまいます。デスク周りを整頓するように、パソコンのデスクトップやフォルダの中身も定期的に確認するようにしましょう。

参考URL:https://product-senses.mazrica.com/senseslab/tips/work-efficiency#i-8

まとめ

仕事の効率を上げる方法は、大掛かりなものだけではありません。日々行っていることでも、意識して変えることで効率化につながります。

仕事の効率が上がると、残業が減り、早く帰ることができます。また、仕事がたくさんできたり、評価が上がったりと、キャリアアップの道が開ける可能性もあります。まずは目標を短期的に設定をするなど、手軽に取り入れられるものから始め、効率化を図ってみましょう。

月木なつめ

サービス業や事務などの会社員を経てフリーランスに。 大学で考古学専攻。文化財学科出身なので趣味で歴史系の分野を調べることも多い。 IT・旅行・ゲームなどの多...

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