【ビジネスマナー】電話でNGになる対応って？基本からおさらい！

社会人の基本として、新人研修で必ずと言っていいほど習うのが電話の応対です。顔の見えない相手とコミュニケーションを取るのは、ベテラン社員でもなかなか難しいもの。今回は、ビジネスシーンでの電話ではNGになってしまう対応をおさらいします。もう1度基本を確認して、会社の顔として恥ずかしくない電話対応を目指しましょう。

基本中の基本、「もしもし」はNGワード

電話の最初につい言ってしまいがちな「もしもし」。便利な言葉ですが、ビジネスシーンではNGワードです。「もしもし」は、「申す」を省略して繰り返した言葉。ビジネスシーンでは、略語を使うのは失礼とみなされるため、「もしもし」もNGワードです。

電話をかけてくる人は、目的の人物と早く話したいと思っています。会社名も名前も言わずに「もしもし」と言ってしまうと、本題に入る前にワンクッション挟んでしまった印象になりかねません。

電話では、相手の貴重な時間を無駄にしないような気づかいが大切です。基本中の基本ですが、相手に今話している人が自分の話したい相手かどうか、すぐに判断してもらえるよう、電話は出るときもかけるときも、会社名と自分の名前を最初に名乗るようにしましょう。

ただし、ビジネスシーンでも例外的に「もしもし」を使ってもOKとされる場面があります。それは、電話中に電波の影響などで通話が乱れ、電話が切れていないか確認するような場面。移動中の電話などでは、よく通信が乱れることもあります。その場合は、「もしもし」を使っても失礼にならないでしょう。

「もしもし」は挨拶ではなく、相手とつながっているかどうかを確認するためのワードということを覚えておきましょう。

参考：新卒社員は要注意！やりがちな電話対応NGマナー5選 – Morebiz

「声が小さくて聞こえません」はNG！

相手の声が小さかったり、周囲の音がうるさかったりと、電話で相手の声が聞き取れないことはよくあります。そんなとき「すみません、声が小さくてよく聞こえません。」と素直に言ってしまうのは、NGです。

どんな原因であれ、電話で声が聞き取れない場合に使えるのが「お電話が少し遠い」というワード。「お電話が少し遠いようで、もう1度お願いできますでしょうか？」という具合に使ってみましょう。

ビジネスシーンでは、実際の原因より心象を優先します。電話の対応ひとつで、その後のビジネスに良くも悪くも影響を与えかねないのです。例え相手の声が本当に小さくても、「電話が遠い」と表現すれば、相手を責めたような印象を避けられます。

電話でのコミュニケーションで相手の声が聞き取れないと、思わぬミスに繋がりかねません。声が聞き取りにくいなと思ったら早めに伝えて、用件が伝わりやすい環境を整えましょう。

不用意に情報を公開してしまうのはNG

会社に電話をかけてくるのは、必ずしも取引先や関係者とは限りません。ときには、本業には関係のないセールスや勧誘など、迷惑な電話がかかってくることもあります。

それらしい会社名や用件を伝えて、目標の人物に電話をつないでもらおうとしてくるのが迷惑電話の手口。どこの誰かもわからないまま上司に繋いだり詳細な話に進んでしまわないよう、相手が社名や個人名を名乗らないときは、自分から確認することが大切です。

しかし、自分以外の誰かにかかってきた電話が、迷惑電話かどうか見極めるのは簡単でないケースが多いのも事実。迷惑電話だという確証が持てなくても、自己防衛策はあります。それは、必要以上に電話の相手に情報を公開しないことです。

例えば、取り次いでほしいと言われた人が外出している場合、外出先や帰社予定時間は教えないようにします。連絡先を聞かれた場合も、「こちらから折り返します。」と伝え、電話番号は教えません。

1度流出した情報は、なかったことにはできません。電話応対では、会社や個人に関する情報を必要以上に喋ってしまわないよう、注意しておきましょう。

まとめ

メールやチャットなど、「書く」ことでコミュニケーションをとることが多い現代。「話す」スキルが求められる電話は、慣れるまで大変に感じられることもあるかもしれません。書くことに比べて瞬発力が必要となりますが、スマートに電話応対できる人は魅力的です。この記事で触れたNG例を参考に、電話応対スキルを向上させていきたいですね。