忘年会の褒められ幹事になる 安くてオシャレで美味しくするには

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あっという間に月日が過ぎていき、気がつけば2018年も残すところあとわずかです。1年の感謝と苦労を労い、そして新たな気持ちで新年を迎えるために忘年会を開催する機会も増えてくると思います。
大勢で楽しく過ごす忘年会ですが、企画をする人にとってはとても大変なことです。そこで今回は、初めて忘年会の幹事を任された人が、褒められる幹事になるためのおさえておきたい段取りをご紹介します。

幹事になったら、まずは日程と予算を決める

忘年会の幹事の仕事は、事前の準備が8割くらいと言えるでしょう。
なかでも①日程を決める、②予算を決める、③お店を選ぶことが重要です。
この段階ですでに評価が決まってしまう可能性もあります。

とくに日程は早めに決めておきましょう。あまり近すぎると、都合のつかない人がいる可能性がありますし、お店を選ぶ時にも予約が入れにくくなります。最低でも1カ月くらい前には、2、3日の候補日を出して早めに決めてしまいましょう。日程は増やしすぎると分散してしまって決まらないこともあるので、2、3日がちょうどいいようです。

同時に、参加する人の年齢や好みなどを考慮して予算を決め、一緒に案内しておきましょう。お店やお料理などの詳細は、後からでもかまいません。
また、最初の案内の時は都合がつかなかった人も、その後参加できるようになることもあるので、ドタ参加の方の締め切りも案内しておいてあげると親切です。
この時期はあっという間に予約がはいってしまうこともあるので、早めの行動を心がけましょう。

お店選び2択の方式

幹事を悩ませる最大の事柄はお店選びでしょう。1年間語り継がれるようなお店を選べればいいですが、印象が悪く、あまり評判がよくないとせっかく頑張って探したのに、悲しい気持ちになってしまいます。

それを回避するには、2択の方式が有効です。あらかじめお店の候補をいくつか決め、下見に行ってみるといいでしょう。その中でよかったお店を2つピックアップして、参加者にどちらがいいか決めてもらうのです。
お店の外観の写真や、料理の写真など雰囲気のわかる資料を作成して、アンケートをとります。すると、参加者は自分たちで決めたお店なので、納得感を持ってくれるはずです。

お店を選ぶ際には、駅から近いこと、道がわかりやすことなど参加者の利便性も考えましょう。さらに、クーポンサイトや、グルメサイトなどに掲載されているお店であれば、忘年会用のプランが用意されているので会費を安くすることができるかもしれません。

また、この時期は同じように忘年会を開催しているグループも多く、お店の造りによっては、他の人に迷惑をかけてしまうかもしれません。
人数が多い場合や、ゲームなどを企画しているのであれば、個室が予約できるお店を選ぶといいでしょう。

お店選びの強い味方

お店選びで迷ってしまった時には便利なサービスを使ってみましょう。例えば、「スマート幹事くん」というアプリを使うと、希望の日時や、エリア、予算などを登録しておくと対応可能なお店からメールが届きます。その中から気に入ったお店を探せるので便利ですね。

また、「Gourmet+(グルメプラス)」ではウェブサイトでお店を検索できるだけでなく、24時間年中無休で、宴会コンシェルジュに電話でも無料で会場探しの相談ができます。
おしゃれで素敵な安いお店とリクエストすると検索するよりも早く希望のお店を紹介してくれるかもしれません。こういったサービスも活用してみてはいかがでしょうか。

当日の流れもしっかり対応

忘年会の当日も気を抜いてはいけません。
お店への誘導や、会費の回収、お釣りの準備、最終参加者の確認などいろいろな準備があります。幹事同士、もしくは手伝ってくれる人に当日のタイムスケジュールを事前に共有して受付や、集金、写真の撮影など役割を分担してもらいましょう。
スムーズな進行ができれば参加者の満足度は高くなります。ここも幹事の段取り力が決め手となります。

まとめ

仕事をこなしながら、忘年会の幹事もつとめるのは大変なことも多いでしょう。しかし、参加者の満足度の高い忘年会を開催することができたら、「素敵なお店を知っている人」、「段取り力のある人」としての評価が高まりそうです。
面倒くさくて嫌だなと思っても、きっと期待して幹事を任せてくれたのかもしれませんので、逆にチャンスと考えてみるのもいいのではないでしょうか。

黒須 かおり

ファイナンシャルプランナー CFP® 女性を中心に、一生涯を見守るFPとしてmoney&キャリアのコンサルティングを行う。幸せになるためのお金の知識...

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